Čuvanje guma i njihovo skladištenje

Cilj ovog članka je objasniti pravilan način skladištenja i čuvanja guma prema pravilima struke (tehničke logistike). Ukoliko čuvate gume sami, preporuka je koristiti zaštitne vreće koje su dobavljive ovdje.

1      Hotel za gume

Čuvanje guma je proces u kojem korisnik vulkanizerske usluge ostavlja svoje van sezonske gume na čuvanju, kako ih ne bi morao čuvati u stanu ili u kući. Prilikom ostavljanja guma na čuvanju korisnik treba dobiti potvrdu da je gume ostavio na čuvanju, ta potvrda mora sadržavati osobne  podatke o korisniku kao i podatke o vozilu. Polazna točka izrade samog seminara je bila Excel tablica koja se popunjavala ručno na papiru nakon što bi tablica bila isprintana. U nastojanju da se taj proces ubrza, napisan je programski kod koji cijeli proces automatizira i nakon što se upišu svi podaci od korisnika oni ostaju memorirani u računalu. Program također ima mogućnost slanja mailova za poziv korisniku da dođe na montažu guma koje su na skladištu.

Za skladištenje guma postoje uvjeti koje treba ispuniti kako se bi se gume sačuvale. Zahtjevi su da prostorija mora biti zatamnjena, kako ne bi sunce negativno utjecalo na stanje gume i prostorija ne smije biti vlažna. Samim time je definirano da vrsta skladišta mora biti zatvorenog tipa, a da li će biti podzemna, prizemna ili katna to je skroz ne bitno.[4] U narodu se za skladište guma koristi izraz „Hotel za gume“ te se iz tog razloga većina skladišta za gume i reklamira pod tim nazivom.

1.1    Primjer skladišta guma

Primjer jednog velikog i urednog skladišta je ono kapaciteta oko 8 000 komada guma. Skladište je dobro organizirano i uredno, te su zadovoljena oba kriterija – gume koje su na čuvanju moraju biti na suhom i tamnom mjestu. Za skladište guma koriste se paletni regali u 3 visine kao što je prikazano na slici.

Slika 2. Paletni regali za skladištenje guma

Svaki automobil ima svoj skladišni broj po kojem se vodi, a broj se određuje po registarskoj oznaci ili po broju šasije. Na slici 3. je prikazan shematski izgled jednog dijela skladišta. Na slici je označeno jedno skladišno mjesto B, na kojem će se prikazati način evidentiranja guma. Svako skladišno mjesto sastoji se od 9 znamenki. Za skladišno mjesto pod slovom B evidencijski broj je: A 15C 03 B 02 .

Prva kućica u ovom slučaju može biti samo jedna znamenka jer označava ulaz u skladište guma, kao što se vidi na slici ulaz je slovo A. Druga kućica označava u kojem redu između regala se nalazi naše mjesto, može biti od 15A do 15E. Treća kućica označava na kojem dijelu regala i na kojoj strani se nalazi naše mjesto, može biti od 01 do 06. četvrta kućica označava o kojoj se etaži regala radi, kao što je detaljnije vidljivo na slici 2, postoje tri etaže – A, B i C. Zadnja kućica označava di se točno naše gume nalaze na regalu i može biti od 1 do 3.

Slika 3. Shematski prikaz tlocrta skladišta

1.1.1    Mogućnost poboljšanja

Iako je skladište dobro organizirano tokom razgledavanja primijetio sam jednu manu. Radi se o tome da skladište ima dva kata, oba kata imaju iste paletne regale. Problem se javlja u tome što ne postoji dizalo, već se koristi improvizirano rješenje korištenjem čeonog viličara. Na slici 4. je prikazan put koji mora zaposlenik obaviti kako bi podigao gume sa drugog kata. Zaposlenik prvo mora viličarevim vilicama doseći razinu drugog kata, te pomoću stepenica otići na drugi kat. Nakon što se popne na drugi kat treba otići do mjesta di su gume te ih staviti na vilice. Zaposlenik se spušta do viličara pomoću stepenica i spušta vilice kako bi mogao odvesti gume do vozila na zamjenu. Veći logistički centri po Europi kao što su od Aliexpressa, su bila inspiracija za ovo poboljšanje.

Slika 4. Putanja zaposlenika

Predlaže se gradnja dizala za prijevoz guma i jednog zaposlenika.

Za prijevoz guma koriste se transportna kolica „rudile“, koje odlično služe u ovome poslu.

2      Digitalizacija procesa čuvanja guma

Privatnik koji se bavi uslugama održavanja automobila, te tako pruža i vulkanizerske usluge. Iz tog razloga svojim klijentima nudi i usluge čuvanja guma. U početku je to skladište bilo malo, no počelo je rasti te danas broji preko 2000 komada guma na čuvanju. Kako je broj konstanto rastao pojavila se potreba za kompjuterskim vođenjem skladišta.

2.1    Stari sustav upravljanja skladištem

Stari način vođenja je bio efikasan ukoliko se radilo o vrlo malo broju guma na skladištu. Način vođenja skladišta je bio takav da su postojala dva papira koja je vulkanizer morao ispuniti prilikom preuzimanja guma na čuvanje. To je naravno oduzimalo puno vremena, a i računalni zapis nije postojao. Vulkanizer je trebao popuniti ugovor s osobnim podacima korisnika, podacima o automobilu te naravno i o samim gumama (slika 5). Originalni primjerak ostaje u firmi, a kopija se daje korisniku.

Slika 5. . Isječak iz ugovora o čuvanju guma

Nakon što bi popunio ugovor, bilo je potrebno upisati u knjigu skladišta datum kada je korisnik došao na montažu guma. Sve to je stvaralo velike probleme i oduzimalo previše vremena.

2.2    Problemi starog sistema i prepreke novom

Veliki dio zapisa se kreirao post festum, nakon obavljenog posla, te je time povećana mogućnost pogrešaka. Papir se mogao izgubiti i informacije bi nestale. Vulkanizer je morao prekinuti svoj posao i odvojiti vrijeme za ispunjavanje papira. Sve to je rezultiralo stvaranju novog sistema.

Prije stvaranja novog sistema morali smo se utvrditi da će novi sistem upravljanja biti bolji od postojećeg. Glavni preduvjet je bio jednostavnost korištenja. Što manji broj tipaka u programu i što pregledniji sustav. Na taj način se smanjuje potrebno vrijeme za učenje, i nije potreban trening. Bit svega je da vulkanizer koji radi s gumama osjeti olakšanje novim sustavom upravljanja, a i da svi podaci budu dostupni vodstvu tvrtke na uvid.

2.3    Novi sustav upravljanja

Novi sustav treba donijeti dosta pogodnosti jer se informacije pothranjuju i stalno nam je dostupno s bilo kojeg računala u tvrtci. Sustav je vrlo jednostavan za korištenje i korisniku s osnovnim kompjuterskim znanjem. Slika 6. prikazuje korisničko sučelje.

Slika 6. Korisničko sučelje

3      Korištenje programa

3.1    Pokretanje programa

Nakon što smo pokrenuli Excel datoteku gume ugovor.xls koja se nalazi u mapi cuvanje guma, automatski će se pokrenuti program. Potrebno je postaviti dopuštenje da se macro može automatski pokrenuti u verziji 2003(tools->macro->security-> postaviti na low) .Dok će u verziji 2010 Excel postaviti upit da li želimo pokrenuti macro.

3.2    Učitavanje  podataka

Nakon što upišemo skladišni broj u polje predviđeno za to potrebno je stisnuti gumb TRAŽI. Ukoliko ugovor već postoji program će popuniti većinu podataka, ako ugovor ne postoji program će potražiti da li taj ugovor postoji u Excel tablici skladiste_guma.xls. Pošto se trenutno pod istim skladišnim brojem nalazi do 2 automobila, napravljena je provjera da li je odabran ispravan skladišni broj.

Primjer:

Upišemo skladišni broj 005, program će izbaciti poruku s podacima o automobilu i ako su podaci ispravni stisnemo tipku YES. Ako stisnemo tipku No, prikazat će nam podatke o drugom automobilu na tom broju.

Slika 7. Izbor automobila

3.3    Unošenje podataka

Podaci koji se unose ručno mogu biti napisana malim ili velikim slovima, jer će ih program automatski prebaciti u velika. Proizvođači guma su već unaprijed definirani te je potrebno samo započet pisati naziv proizvođača gume i automatski će nam se ponuditi puno ime proizvođača. Potrebno je označiti da li su ljetne ili zimske gume na čuvanju u suprotnom će nam program izbaciti grešku kao na slici 9.

Slika 8. Upozorenje  – odabrati gume na čuvanju

3.4    Traženje skladišnog broja

Često se dogodi da vozilo koje dođe na zamjenu ne ponese svoj ugovor na kojem piše skladišni broj. Iz tog razloga program ima mogućnost traženja podataka o vozilu. Tražiti se može na 3 načina upisom:

  • registracije automobila,
  • marke vozila ili
  • ime korisnika.

U prostor predviđen za upis potrebno je upisati podatke po kojima želimo tražiti skladišni broj automobila. Nakon što stisnemo tipku TRAŽI program će izbaciti poruku s podacima o automobilu i skladišnim brojem.

Slika 9. Traženje  skladišnog broja

            Kao što je vidljivo na slici 9. program će ispisati podatke o automobilu, ukoliko su podaci ispravni, tj. radi se o dobrom automobilu potrebno je stisnuti tipku YES. Ukoliko to nije traženi automobil pritiskom tipke NO, kompjuter će nastaviti potragu za ispravnim skladišnim brojem.

            Na slici je također vidljivo da se ispisuje broj guma i broj felgi za montažu, to je iz razloga da vulkanizer zna koliko ga vremenski čeka posla i da li može dovesti gume za dva automobila istodobno ili za samo jedan.

3.5    Spremanje i ispis

Tipka SPREMI će spremiti ugovor pod novim brojem i pohraniti ga u mapu čuvanje guma, stari ugovor ukoliko postoji će staviti u mapu „bkp“ i dopisati će mu datum u naziv datoteke. Također će se ažurirati i datoteka skladište_guma.xls, gdje će se popuniti svi podaci o korisniku i napisati kada su i tko je mijenjao gume na automobilu. Time više nije ni potrebno ručno upisivati zamjene guma u skladišnu knjigu.

Tipka spremi i ispiši radi sve isto kao i tipka spremi samo još ispisuje ugovor u dva primjerka.

3.6    Primjer ugovora 001A

Slika 10. prikazuje ispravno popunjen ugovor , dok slika 11. prikazuje izgled isprintanog ugovora.

Slika 10. Ispravno popunjen ugovor

Slika 11. Ispisan ugovor

4      Obavijest korisnicima usluge

Vrlo često se zna dogoditi da ljudi jednostavno zaborave zamijeniti svoje gume, pa se cijelo ljeto voze sa zimskim guma a i obrnuto. Iz tog razloga napravljen je program koji će obavijestiti korisnika da je vrijeme za zamjenu guma. Prilikom uzimanja osobnih podataka od korisnika se upisuje i e-mail, te je na taj jednostavan način stvorena jedna baza podataka. Treba paziti da se na uvjetima nalazi izjava oko GDPR, tj. zaštite i načina obrade podataka.

E-mail koji se šalje korisnicima je personaliziran kao što je prikazano na slici 12.

Description: mail_html

Slika 12, Primjer zaprimljenog e-maila

Korištenje programa unutar e-mail.xls je vrlo jednostavno jer postoji samo jedna tipka (slika 13.). Nakon što označimo koje gume se trenutno postavljaju zimske ili ljetne i potrebno je samo stisnuti tipku MAIL. Program će provjeriti tko još nije došao na zamjenu guma, uspoređujući datume, te ih prikazati u tablici. Mailovi će automatski biti poslani.

Slika 13. korisničko sučelje programa za slanje mailova

5      Instalacija programa

Da bi se program za ispisivanje ugovora mogao koristit potrebno mu je omogućiti radni prostor na C disku. Potrebno je na C disku kreirati mapu „cuvanje guma“ , c:\cuvanje guma, te u njoj raspakirati zip datoteku. Program je rađen za rad na Office 2003 paketu, ali je također isproban i na novoj verziji 2010, gdje nisu bili primijećeni nikakvih problemi u radu.

Nakon što smo raspakirali zip datoteku,  u mapi bi se trebala nalaziti Excel datoteka „gume ugovor.xls“ koja nam služi za ispisivanje ugovora. Instalacija programa za ispis ugovora je gotova.

Također unutar mape cuvanje guma se nalazi i datoteka „e-mail.xls“ koju je potrebno dodatno podesiti. Program unutar te datoteke mora komunicirati i sa Microsoft Outlookom, te je potrebno definirati reference.

Ukoliko se radi o Officu 2003 potrebno je dodati referencu : Microsoft Outlook 11.0 Object Libraray, također treba dodati i Microsoft Scripting Runtime.

Sada je omogućena komunikacija između Excela i Outlooka, potrebno je napomenuti da mora biti napravljen račun na Outlooku kako bi se mogao poslati e-mail.

Slika 14. Reference potrebne za rad

Kod outlooka 2003 je potrebno instalirati jedan mali program koji će nam omogućiti zaobilaženje sigurnosne provjere od strane Outlooka. Točnije radi se o tome da Outlook za svaki mail traži potvrdu od korisnika kao provjeru da je korisnik doista o odlučio poslati mailove. Probao sam upisom malo drugačijeg koda za slat e-maila zaobići sigurnosnu provjeru, no javlja se problem ukoliko je Outlook na hrvatskom jeziku.

Program je potrebno skinuti na stranici http://www.mapilab.com/outlook/security/ te ga instalirati. Nakon pokretanja pojavit će se upozorenje kao na slici 15.

Description: upozorenje

Slika 15. Upozorenje o sigurnosti 1

Potrebno je označiti kućicu kvačicom i stisnuti tipku OK, nakon toga će se pojaviti novi prozor slika 16. tu je također potrebno označiti kućicu i stisnuti tipku OK. Ne treba nas zabrinjavati to što nije instaliran CDO, jer to nije naš način slanja e-maliova.

Description: upozorenje 2

Slika 16. Upozorenje o sigurnosti 2

Zadnja postavka koju moramo učinit je označiti Allow access, te postaviti kvačicu na Always preform this action for this file i stisnuti tipku OK.

Slika 17. Upozorenje o sigurnosti  
Description: upozorenje3



6      Zaključak

Implementacija novog sustava je već napravljena te je do sada ispisano preko sto ugovora bez ikakvih problema. Na početku je bio zadan cilj u vidu rasterećenja vulkanizera, i to se i ostvarilo. Osoba koja taj dan radi na blagajni ispunjava ugovore preko računala. Mogu reći da nije bio potreban nikakav trening za korištenje ovog programa. Vrijeme ispisa ugovora u početnoj fazi je smanjeno oko tri puta, a samim time i vrijeme čekanja korisnika usluge na naplatu, kao što je vidljivo na slici 18. Razlog zašto sam napomenuo da je u početku razlika u vremenu barem tri puta manja je ta što kada se jednom unesi podaci o vozilu oni se više ne mijenjaju, osim ako nisu kupljene nove gume. U pravilu to znači da se prosječno podaci ostaju isti 5 godina, jer to je prosjek starosti guma na automobilu. Samim uvidom graf vidljivo je da jedan vulkanizer uštedi oko sedam minuta po automobilu. Pretpostavimo li da jedan vulkanizer napravi 10ak zamjena guma s čuvanjem, dođemo do podatka da je uštedio 1 sat i 10 minuta novim načinom rada. Ukoliko je potrebna provjera koji vulkanizer je radio na određenom automobilu to također nije problem, pošto je sve evidentirano.

Slika 18. Graf vremenske usporedbe

7      Dodatak

Excel datoteka za ispunjavanje ugovora, primjer jednog ispunjenog ugovora, datoteka sa gumama na skladištu, datoteka za slanje mailova i programski kod.